Bir şirketin ne kadar hızlı büyüyebileceğini veya ne kadar verimli çalışabileceğini belirleyen en kritik unsur, sahip olduğu süreçlerdir. Ancak çoğu zaman bu süreçler dağınık, tekrar eden ya da gereksiz adımlarla doludur. İşte bu nedenle süreç analizi, dijital dönüşümün ilk ve en önemli adımıdır.
Süreç analizi, kurumun “şu an nasıl çalıştığını” (As-Is) ve “nasıl çalışması gerektiğini” (To-Be) ortaya koyar. Bu yaklaşım sayesinde darboğazlar, gereksiz onay adımları ve verimsizlikler göz önüne çıkar.
Gerçek Hayat Örnekleri
1. İzin Yönetimi
Bir üretim firmasında izin talepleri e-posta üzerinden ilerliyordu. Talepler kayboluyor, onaylar günler sürüyordu. Süreç analizi yapıldığında, onay adımlarının %40’ının gereksiz olduğu görüldü. Dijital bir akış tasarlandı ve onay süreleri 5 günden 1 güne düştü.
2. Satın Alma Süreci
Bir lojistik şirketinde satın alma talepleri farklı formlarla yapılıyordu. Hangi talep kimin masasında, kim onayladı, kim reddetti bilinmiyordu. Süreç analizi sonrası tek tip form ve merkezi onay mekanizması oluşturuldu. Tedarikçi ödemelerinde %30 hızlanma sağlandı.
3. Masraf Yönetimi
Hizmet sektöründe faaliyet gösteren bir firmada masraf belgeleri Excel üzerinden işleniyordu. Aynı bilgilerin birden fazla kez girildiği görüldü. Süreç analizi sonrası otomatik veri girişli bir sistem kuruldu. Muhasebe ekibinin aylık iş yükü %50 azaldı.
Sonuç
Süreç analizi sadece verimliliği artırmakla kalmaz; çalışan memnuniyetini yükseltir, müşteri deneyimini iyileştirir ve kurumun dijitalleşme yolculuğunda sağlam bir temel oluşturur.
Eğer şirketinizde süreçler hâlâ karmaşık ve belirsiz ilerliyorsa, ilk adımı atmanın tam zamanı. Unutmayın, ölçmediğiniz süreci iyileştiremezsiniz.
